Projektmanagement-Werkzeuge

Häufiger Irrtum bei der Ablauf- und Terminplanung

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Kategorie: Ablauf- und Terminplanung
Zuletzt aktualisiert: Montag, 18. Juli 2011 11:38
Geschrieben von Michael Homberg

 

Projektmanagement-Software kann zu Fehlinterpretation verleiten:

Häufiger Irrtum bei der Ablauf- und Terminplanung

Basis des Ablauf- und Terminplans ist der PSP = Projektstrukturplan. In diesem PSP sind alle Tätigkeiten erfasst, die im Projekt gemacht werden müssen. (Details zum Handwerkszeug der PSP-Erstellung bekommen Sie hier.)

Wenn der PSP zu einem Ablaufplan erweitert wird, erleichtert der Einsatz von Projektmanagement-Software das weitere Vorgehen. Bewährt hat sich z. B. die weit verbreitete Software Microsoft Project. Im folgenden Beispiel wurde ein einfacher PSP in die Tabelle von MS Project übertragen: in der obersten Hierarchie stehen die Phasen, darunter sind die Arbeitspakete A1 bis A5 sowie B1 bis B3 aufgeführt. Anschließend wurden die Dauern der Arbeitspakete geschätzt.

Dann wurden die Arbeitspakete in der logischen Reihenfolge verknüpft (siehe Spalte „Vorgänger“).

 

Abl-1.gif 

Dargestellt mit MS Project: der halbgrafische PSP mit Dauern und logischer Anordnungsbeziehung (= "Vorgänger").

Ohne weitere Daten einzugeben, sieht man bei MS Project jetzt zusätzlich:

Abl-2.gif

rot umrandet: die Spalten "Anfang" und "Fertig stellen" (das hieß in den Vorgängerversionen "Ende").

Was ist hier passiert? Wir hatten doch nur "Dauern" geschätzt, und nun sind plötzlich "Termine" entstanden?

Rein rechnerisch ist innerhalb von MS Project folgendes passiert:

  • als Zusatzinformationen nutzt MS Project den Projektstart-Termin (siehe "Projekt/Projektinformationen")
  • und das Berechnungsverfahren der Netzplantechnik 

Grundsätzlich ist dies kein Problem, wenn man berücksichtigt, dass die Dauern Schätzwerte sind und damit statistischen Schwankungen unterliegen.

Hieraus jedoch folgt: nahezu keiner der oben angegebenen Termine ist exakt richtig, sondern ist aufgrund der statistischen Schwankungen früher (oder in seltenen Fällen genau wie aufgeführt) oder später.

Wenn man also aufgrund dieser Spalten Personen fest für dieses Projekt reservieren würde, hat man das Problem, dass man Personen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu dem Zeitraum reserviert hat, zu dem man sie gar nicht gebrauchen kann.  Und wenn sich mehrere Projektmanager in den anderen parallelen Projekten ebenso verhalten, ist es nahezu unmöglich, dass die Ressourcen entsprechend der Planung eingesetzt werden. Wahrscheinlich gibt es dann eine andere Vorgehensweise der kurzfristigen Zuordnung der Ressourcen.

Meine Empfehlung ist: blenden Sie in MS Project die beiden Spalten "Anfang" und "Fertig stellen" aus.

Nach der Überführung des oben dargestellten Projektplans in die Multi-Projekt-Management-Software"Concerto" sieht der Plan so aus:

Abl-3.gif 

Deutlich wird: das End-Datum ist identisch, und das Projekt fängt später an. Das entspricht dem Versprechen, das CCPM = Critical Chain Project Management macht:

  • die Laufzeiten der Projekte werden kürzer
  • die Zuverlässigkeit, dass ein Projekt fristgerecht fertig wird, ist >95%

Auffällig ist: es gibt in diesem Concerto-Plan neue aufgrund der Rechenregeln hinzugefügte Zeilen:

  • grün: Time_Buffer. Hier sind die statistischen Schwankungen der Arbeitspakete auf der Zulieferkette gebündelt
  • violett: CCCB-Projekt-Buffer = Time_Buffer: das ist der Risiko-Buffer für die "Kritische Kette" des gesamten Projekts 

 

 

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